شروع با تجربه، نه صرفا فضا
بیشتر افراد جستجو برای فضای رویداد را با مرور لیست مکان ها یا تماس با آن ها شروع می کنند. اما صادقانه بگویم، این روش کمی برعکس است. بهتر است ابتدا با تصور تجربه ای که می خواهید خلق کنید، آغاز کنید. انتخاب مکان مناسب برای مراسم شما باید بر اساس حسی باشد که در ذهن دارید.
چشم هایتان را ببندید و آن را تصور کنید. آیا مهمان ها در حال معاشرت بر سر میز پیش غذا هستند؟ آیا موسیقی شاد در حال پخش است؟
شاید یک شام صمیمی با دوستان نزدیک است یا یک مهمانی پرانرژی همراه با رقص. حسی که در ذهن دارید، باید انتخاب محل برگزاری شما را هدایت کند.
فرض کنید در حال بررسی ایده هایی برای جشن تولد 50 سالگی دوست صمیمی تان هستید. شبی را تصور می کنید پر از خنده، یک گروه موسیقی زنده که آهنگ های قدیمی محبوب را می نوازد، یک غرفه عکس با وسایل سرگرم کننده، و فضای کافی برای رقص و گفتگو.
این تصور به شما کمک می کند تا نیازهایتان از یک فضا را به سرعت محدود کنید. ناگهان، یک اتاق غذاخوری کوچک در رستوران خیلی دلگیر به نظر می رسد.
یک مرکز همایش بزرگ و بی روح، خیلی سرد و بی جان حس می شود. متوجه می شوید که به مکانی نیاز دارید که شخصیت داشته باشد، آکوستیک خوبی داشته باشد و فضای کافی برای حرکت.
مکان مناسب برای مراسم: چیزی فراتر از یک آدرس
موقعیت جغرافیایی فضای رویداد شما فقط بر مدت زمان رسیدن مهمان ها تأثیر نمی گذارد. بلکه کل انرژی مراسم را شکل می دهد. آیا پیدا کردن آن آسان است؟
آیا مکان های سرگرم کننده نزدیکی وجود دارد که مهمان هایی که می خواهند مهمانی را ادامه دهند، بتوانند به آنجا بروند؟ وضعیت پارکینگ چگونه است؟
اگر بسیاری از مهمان ها از خارج شهر سفر می کنند، نزدیکی به هتل ها می تواند بسیار مهم باشد.
تصور کنید مهمان ها را به مکانی دورافتاده دعوت کرده اید که برای رسیدن به آن باید سه بار وسیله نقلیه عوض کنند و از یک جاده فرعی گیج کننده عبور کنند. تا زمانی که برسند، کمی خسته شده اند.
اما اگر مکان به راحتی قابل دسترسی باشد، همه با آرامش و آمادگی برای یک شب عالی می رسند.
موقعیت همچنین می تواند نشان دهنده رسمی یا غیررسمی بودن مراسم شما باشد. یک روف تاپ در مرکز شهر نشان دهنده چیزی شیک و مد روز است، در حالی که یک انبار روستایی حسی راحت و سنتی دارد.
ظرفیت بیش از یک عدد ساده است
هر مکانی حداکثر ظرفیت خود را اعلام می کند، اما این عدد همیشه بازتاب دهنده واقعیت نیست.
فضایی که ادعا می کند می تواند 100 نفر را در خود جای دهد، ممکن است با 70 نفر هم تنگ به نظر برسد، اگر به فضایی برای پیست رقص، میزهای بوفه یا فعالیت های تعاملی نیاز داشته باشید.
به نحوه حرکت مهمان ها در فضا فکر کنید. آیا افراد در حال ایستادن و گفتگو هستند یا برای یک شام رسمی نشسته اند؟
آیا به فضایی برای بازی بچه ها یا فضاهایی برای گفتگوهای کوچک تر و خصوصی تر نیاز دارید؟
برای آن جشن تولد 50 سالگی، شاید شما 60 نفر را دعوت کرده اید، اما می خواهید یک فضای استراحت (lounge)، فضایی برای رقص و یک استیج برای گروه موسیقی داشته باشید. در این صورت، به مکانی نیاز دارید که به راحتی برای 80 تا 90 نفر جا داشته باشد. همیشه فضایی بیشتر از آنچه فکر می کنید نیاز دارید، در نظر بگیرید تا مهمان ها احساس تنگی فضا نکنند. انتخاب صحیح ظرفیت، بخش مهمی از یافتن مکان مناسب برای مراسم است.
امکانات تجربه را می سازند یا خراب می کنند
یک مکان زیبا می تواند به سرعت جذابیت خود را از دست بدهد، اگر مجبور باشید دنبال سیم سیار بگردید یا از کسی التماس کنید که سیستم تهویه را درست کند. امکانات بیشتر از آنچه فکر می کنید اهمیت دارند.
آیا مکان، میز، صندلی، رومیزی و تجهیزات صوتی فراهم می کند؟ آیا آشپزخانه در محل برای پذیرایی وجود دارد؟
در مورد گزینه های نورپردازی چطور؟ یک اتاق با نور مناسب می تواند تنها با چند تغییر در رنگ یا روشنایی، جادویی شود.
همچنین، فضاهای پشت صحنه را در نظر بگیرید. آیا اتاقی برای هنرمندان (green room) وجود دارد؟ آیا سرویس های بهداشتی خصوصی موجود است؟ آیا برای مراسم زمستان، رختکن وجود دارد؟ این جزئیات کوچک به ایجاد یک تجربه روان و لذت بخش برای همه کمک می کنند. نکات برگزاری مراسم خیریه نیز بر اهمیت امکانات و خدمات مناسب تأکید دارند.
قدرت فضا و اتمسفر
اتمسفر یکی از آن چیزهایی است که تعریف آن دشوار است، اما احساس کردنش آسان. وارد فضایی می شوید و فوراً حس می کنید که آیا با تصور شما مطابقت دارد یا خیر. به معماری، طرح رنگ، نور طبیعی نگاه کنید.
آیا یک بوم خالی است که می توانید آن را تزیین کنید، یا شخصیت قوی خود را دارد؟
برای آن جشن مهم 50 سالگی، شاید یک حس قدیمی با ریسه های نور، تیرهای چوبی روستایی و دیوارهای آجری نمایان می خواهید. یا شاید یک فضای گالری مدرن و شیک با پنجره های بزرگ و دکوراسیون مینیمال بیشتر با سلیقه شما جور در می آید.
اتمسفر مناسب کار تزیین شما را آسان تر می کند و قبل از رسیدن مهمان ها، حال و هوا را تنظیم می کند.
بودجه: جایی که انعطاف پذیری نتیجه می دهد
صحبت در مورد بودجه هرگز بخش سرگرم کننده نیست، اما ضروری است. به خاطر داشته باشید که گران ترین مکان همیشه بهترین گزینه نیست. گاهی یک فضای مقرون به صرفه تر با اتمسفر و امکانات مناسب، در هزینه های تزیینات و اجاره صرفه جویی می کند.
در نظر بگیرید که هزینه اجاره شامل چه چیزهایی است. آیا شامل کارکنان، چیدمان و نظافت می شود؟ آیا هزینه های پنهانی برای اضافه کاری یا پارکینگ وجود دارد؟
انعطاف پذیری در تاریخ یا زمان برگزاری نیز می تواند گزینه های مقرون به صرفه تری را فراهم کند. یک شب جمعه ممکن است گران تر از یک بعدازظهر یکشنبه باشد، حتی اگر هر دو به یک اندازه به یاد ماندنی باشند.
به دنبال راه های خلاقانه باشید تا بودجه تان جوابگو باشد، بدون اینکه تجربه ای که می خواهید خلق کنید را فدا کنید. انتخاب مکان مناسب برای مراسم با در نظر گرفتن بودجه و اولویت بندی امکانات ضروری است.
حمایت، همه چیز را روان تر می کند
هر چقدر هم که یک مکان عالی به نظر برسد، افرادی که آنجا را اداره می کنند می توانند رویداد شما را موفق یا خراب کنند. یک مدیر مکان پاسخگو و حرفه ای که به سوالات پاسخ می دهد، پیشنهاد ارائه می دهد و مشکلات را با آرامش حل می کند، ارزش طلا را دارد.
بپرسید کارکنان آن ها در طول مراسم شما چقدر درگیر خواهند بود. آیا در صورت نیاز کسی در محل برای رفع مشکل حضور خواهد داشت؟ برنامه ریزی دقیق مراسم با کمک پرسنل مکان، کلید موفقیت است.
برای جشن تولد 50 سالگی تان، شما می خواهید از شب لذت ببرید، نه اینکه دنبال کسی بگردید تا میکروفون را درست کند.
پشتیبانی قابل اعتماد به شما کمک می کند تا حضور داشته باشید و روی مهمان هایتان تمرکز کنید.
مزیت پنهان مکان مناسب
انتخاب مکان مناسب برای مراسم بیش از رفع نیازهای لجستیکی است. به شما امکان می دهد تا آرام باشید و از رویدادی که برای برنامه ریزی آن سخت کار کرده اید، کاملاً لذت ببرید.
وقتی فضا با حال و هوا مطابقت دارد، مهمان ها راحت هستند و جریان طبیعی است، همه چیز درست پیش می رود.
مردم احساسی را که از یک رویداد داشته اند، مدت ها پس از جمع شدن تزیینات به یاد می آورند.
بنابراین وقتی به دنبال آن مکان عالی هستید، فقط به مساحت یا هزینه فکر نکنید. خنده ها، گفتگوها، رقص و خاطراتی که در حال شکل گیری هستند را تصور کنید. هدف واقعی این است.
مکان مناسب صرفاً صحنه ای است که به همه این ها اجازه می دهد بدون زحمت اتفاق بیفتند.
